タスク管理とスケジュール管理を見直して業務改善した話

皆さんは日々の仕事で対応すべきタスク管理やスケジュール管理、どうしていますか？

アプリを使っているという人もいれば、手書きのメモ帳だったりシステム手帳を使っているという人もいらっしゃるでしょう。

私は打ち合わせや外出などのスケジュール管理はスマホアプリのGoogleカレンダーを使っています。
大まかなタスク管理や進捗管理、あるいはアイデアをメモしておくといった作業はAsanaというアプリ（サービス）を使っています。
https://asana.com/ja

それらは今でも使い続けていますが、もっと細かいタスク管理や、それこそ1時間単位とかの細かいスケジュール管理に課題を感じていました。
ひとりカンパニーとしてひとりで仕事をしているので、日々やるべきタスクがたくさんあります。
もっと言えば「やるべきタスク」と「やりたいタスク」に分かれており、優先順位もあります。

正直なところ私自身、こうしたタスク管理やスケジュール管理が得意では無いです。

もちろん優先順位の高いことから対応していくので、優先順位を決める作業や判断はずっとしています。
優先順位を判断して決めたうえでタスクに取り掛かり、対応が完了したら次に進み、そして時間ができたら優先順位が低い「やりたいタスク」に手を付ける、といったイメージでやってきました。

そうすると不思議なことに、「自然と時間ができる」ことってなかなか無いんですよね。
つまり「やりたいこと」だろうと「やらなければならないこと」だろうと、意識して時間を作らなければ時間は生まれません。

そんなこと当たり前だと思ってますし、そうした本もたくさん読んできましたが、改めて実践できていなかったなと反省しました。

そこで自分なりに考えたのですが、いくら本を読んでもそのやり方が自分に合うかどうかは別問題。
やはり自分に合うやり方が一番いいです。

そういった意味で私がこれからアウトプットする方法が皆さんに合うかどうかは分かりませんが、少なくとも私は業務改善、業務効率化ができました。

前置きが長くなりましたが、今回は私流のタスク管理とスケジュール管理についてまとめていきます。

タスク管理：すべてのタスクを細分化して明確化

まずタスク管理に関しては、シンプルにすべてのタスクを事細かに書き出すことをしました。

ですので、用意したのは紙とボールペンです。
ここも合う合わないが出るポイントですが、私はあえてパソコンやスマホではなく、手書きにしました。
理由は今までパソコンやスマホを使って劇的な改善がなかったから、というシンプルなものです。

A5用紙に1週間分のタスクを事細かに書きます。それこそ「ブログを書く」というのも細分化して「〇〇の記事を書く」というレベルまで細かく明確にします。
この細かく明確にするというのがポイントで、そこに番号を振っていきます。そうすると1週間の間にやるべきタスクや、やりたいタスクの合計が分かります。

ここではまだ優先順位はつけません。番号は思いついた順番にして、途中で追加することも多々あります。ちなみに今週のタスク数は55になりました。

タスクの中にはルーティンで定点的にやるべきタスクもありますし、1回作業したら完了するタスクもあります。
あくまでも1週間の間にやるべきタスク、あるいはできそうなタスクです。「もしかしたら来週に回しちゃうかもな」といった優先順位が低いと思われるタスクもとりあえず書き出します。

スケジュール管理：タスク番号を割り振る

では、いざタスクがすべて出揃ったところで優先順位を判断しながらスケジュールにタスクを落とし込んでいきます。

例えば「1番：稼働中のFacebook広告の確認・調整」だとすれば、「9時：1番」といった感じです。
このタスクにどのくらいの時間を割くかは過去の経験がベースになりますが、実際に先程の1番だったらだいたい15分程度です。

では次に「5番：Shopifyのアクセス分析」を入れようと判断したら「9時15分：5番」となります。

あとは昼休憩だったり外出による移動時間や打ち合わせの予定があれば落とし込み、1日のスケジュールが確定します。

ここでのポイントはタスクの優先順位とタスクに割り振る時間です。
当然ですが優先順位の高いタスクから先に入れていきます。そして1タスクあたりどのくらいの時間が掛かるかを見積もって時間を割り振ります。

もし同じくらいの優先順位が複数並列であれば、例えばブログを書くといった頭を使う作業を午前中に優先して入れ、例えばYouTube動画の編集といった単純作業系は夕方以降に回すといった感じにしています。

優先順位の高い低いはタスクの内容や他者との兼ね合いで判断しやすいですが、実際に掛かる時間は見積もりしやすいタスクと、しにくいタスクがあると思います。例えば1時間取っていたけど予想以上にてこずって1時間半になったとか、丁寧に対応した結果時間が掛かったとか、重要な電話が掛かってきて時間がかかったなどなど・・・

もちろん予想以上に早く終わることもあります。

それらのタスクは完了したら赤線を引いていき、もし終わらなかったもの、対応できなかったものは残しておきます。

そうこうすると1日が終わり、翌日以降に残ったタスクや新たなタスクの追加も発生します。

一応2～3日分のスケジュールをあらかじめ決めておきますが、変わることも多々あるので調整します。

この流れの繰り返しです。

決めたタスクをやり切る

ここで大事なことは決めたタスクはできる限り「やり切る」ことです。

すでにやっている人からすれば当たり前かもしれませんが、私の悪い癖があって、やり始めたタスクがあったとしても途中で優先順位の高いタスクが入ると、そちらに切り替えてしまう傾向がありました。

もちろん緊急の場合は仕方ないですが、そこまで緊急でもなく、しかし優先順位の高いタスクです。いわゆる「重要だが緊急ではない」やつですね。

私は常々、優先順位の高いタスクに重きを置いてきました。
当たり前といえば当たり前かもしれませんが、先程も書いたように「重要だが緊急ではない」タスクもたくさんあります。

逆に「重要ではないが早いほうがいい」というタスクもたくさんあります。

こうした微妙な判断のタスクが山積みになると段々スケジュールが崩れていきます(笑)

一応、致命的なミスやスケジュール管理不足があったことはほぼ無いですが、常々「見直さないとな」と思っていました。

そこで今回のタスク管理方法、スケジュール管理方法を思いついて実践してみているのですが、そうするとタスクとスケジュールが明確になるので集中力が今まで以上に増す感覚があります。すると同時に「タスクをやり切る」感覚が強くなり、結果として効率が良くなりました。

たとえ途中でタスクが追加になっても「まずは目の前のタスクをやり切ってから！」となるので、よほど緊急的な内容でない限りは良い意味で後回しにすることができるようになったと感じます。

タスクを完了した達成感

今まで当たり前のようにこなしていたタスクでも、この方法でやっていくと完了したタスクに赤線を引いて完了が明確化されるので、単純に達成感が湧きます。
逆にできなかったタスクは残るので「なぜできなかったのか？」「本当に必要なのか？」といった考えるきっかけにもなります。

また、スケジュールを確認すれば実際に掛かった時間との兼ね合いでタスクごとの使用時間も明確になります。
単発のタスクなら別ですが、今後も繰り返し発生するようなタスクは自分の中での実績としてメモを残しておくと今後に役立ちます。

こうしたメモや実績、今までも当たり前にやってきたことであっても「明確にする」ことが大事だと感じました。

例えば毎日の食事を3食、何を食べたか正確に覚えている人は少ないでしょう。
何となくの感覚はあっても明確には覚えていないものです。そこで3食なにを食べたかメモしておいて、週末にでも振り返りをすれば食事内容の傾向が明確化します。太っていればその原因がわかる可能性が上がります。いわゆるレコーディングダイエットというやつですね。

少し話は逸れましたが、同じことが言えると感じました。

ある程度、自分の中で「このタスクならこのくらい」という実績が蓄積されていけば今後のスケジュール管理、タスク管理も効率化されていきます。
ここでも「何となくの感覚」ではなくて「明確にする」を蓄積することが重要だと感じました。