国際展示会に参加する前の準備

輸入総代理ビジネスの商品選定をする際、
国際展示会に参加するのが最も効率的だと
いうことは既に書いてきました。

今日は具体的に参加する前に準備しておいた
方がよいことを紹介していきます。

基本的なこともありますので
おさらいも含めてまとめていきます。

事前登録

どの展示会も事前登録ができます。

これは各展示会の公式サイトから申し込みが出来ます。
もし既に参加したことのある場合は、
郵送で招待状が届く場合もあります。

事務所や自宅に海外からの招待状が届くというのは
なんだかテンションがあがるものです(笑)

事前登録をしておくと現地での入場手続きが
スムーズなのはもちろんですが、
展示会によっては当日申し込みだと
費用が発生する場合があります。

なので、ほとんどの方は事前登録を済ませていて、
会場ではスムーズに入場することで無駄な時間と
コストを省くことが出来ます。

ホテル・飛行機の手配

この辺りは一般的な海外旅行と同じですね。

とはいえ、規模の大きい展示会が開催される時期は
世界中からたくさんの人が集まります。

必然的に会場近郊のホテルや飛行機は混雑しますし、
価格も高騰します。

特にホテルは高騰しやすいので、
できれば半年くらい前から取っておくと安心です。
遅くとも3ヵ月前には確保しておきましょう。

ホテルによっては直前までキャンセル無料の場合もありますので、
とりあえず確保しておくくらいの感覚で大丈夫です。

躊躇して直前になってしまうと1.5倍~2倍くらいの
宿泊費になってしまう恐れもあります。

行くことが決まっているのであれば確実に
余裕を持って予約しましょう。

飛行機は最近では日本から香港や中国と言った
主要国への便が増えたので以前ほどではないですが、
それでも余裕を持って確保しておいたほうが無難です。

私はホテルの予約はBookng.comを利用しています。
日本語で予約できますし、口コミがあるのは良いですね。
写真も豊富にありますが、だいたいは良い部屋の写真なので、
あまり鵜呑みにはしないほうがいいです(笑)

飛行機は今までに使ったことがあればそれでもいいですし、
香港や台湾と言った近場であればフライト時間も4時間前後ですので、
席が狭いLCCでも耐えられる範囲です。

遊びではありませんので、余裕がないのであれば
LCCでも十分だと思います。

通訳さんの手配

語学に自信がない方は通訳さんを手配しましょう。
同行してもらう内容は大きく分けて3つあります。
1、日本から一緒に行く
2、現地の空港で待ち合わせてアテンドしてもらう
3、展示会の会場のみで同行してもらう

日本から一緒に行く

海外自体が初めてで何をしていいか全く分からない、
という方は日本から同行してもらってもいいと思います。
何事も初めての経験は不安なものです。
一度経験すれば次回からは要らなくなりますので、
そういった意味でも日本の空港から待ち合わせ、
現地の街中も含めてアテンドしてもらうと安心です。

もちろん展示会の会場でも一緒に回ってもらい、
興味のある商品に対してメーカーへアプローチする際に
通訳をしてもらいます。

現地の空港で待ち合わせてアテンドしてもらう

流石に日本から一緒に行くとなると交通費もかかりますので、
現地(または周辺国)に住んでいる方に
アテンドしてもらうのも有効です。

事前に連絡を取っておき、到着時間を伝えておいて
空港で待ち合わせ、展示会の会場や付近の宿泊先まで
一緒に同行してもらいます。

現地のことをよく知っている方であれば、
街のことなども教えてくれるかもしれませんので、
そういった他国の文化を知ることが出来る良い機会にもなります。

展示会の会場のみで同行してもらう

海外での渡航や移動に慣れている方や
どうしてもコストを抑えたいけど通訳さんは欲しい、
という方は展示会の会場のみで同行してもらうのが良いでしょう。

事前に連絡を取り合い、展示会の会場で落ち合います。
そこから一緒にブースを回り、通訳をしてもらい、
その日の展示会が終了したら解散します。
(昼食くらいはご馳走してあげましょうね。)

翌日も同様に、という流れになります。
交通費を支給するかどうかは住んでいる場所にもよりますが、
実質展示会の会場にいる間だけの稼働となりますので、
コストは最も抑えることが出来ます。

ちなみに、最も最小コストにするポイントは
初日や2日目といった割とブースを見て回る時間が多い日は
自分だけで回り、交渉が必要なフェーズになりそうな日に
お願いするという効率的なやり方もあります。

ただ、大事な交渉をするのにその日会ったばかり、
というのはお互いの信頼関係が築けていないので
できれば初日から同行してもらっておいたほうがベターです。

また、自分自身がどんな商品に興味があるのか、
あるいは通訳さんの興味がある商品を見てもらったりと言った
形で展示会の間だけリソースを増やすこともできます。

展示会は本当にたくさんの商品が並びます。
一人の目では絶対に見落としがありますので、
せっかく通訳さんに同行してもらうなら、
一緒に見て回ったほうが良いでしょう。

準備と言っても大したことは無い

事前準備と言ってもそこまで大袈裟なことはありません。

海外旅行に行くのとほとんど変わらないでしょう。

あとは事前に展示会の公式サイトから会期や場所、
出展企業の情報があれば軽く目を通しておいてもいいでしょう。

特に場所は間違えないようにしましょう。
案外、展示会の会場は似たような会場や
展示会がいくつか行なわれていたりしますので、
同じ会場の別の展示会だった、ということも起こりえます、、

しっかりと準備して、展示会に参加しましょう。



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